Privacyverklaring

Friese Vlaak Privacy Statement

Publicatiedatum, 11 oktober 2018

Algemeen
De Friese Vlaak verzamelt persoonsgegevens. Over u als huurder, woningzoekende of als bezoeker van de website. We hebben deze gegevens nodig om onze taak als verhuurder en zorgverlener te kunnen uitvoeren. Denk hierbij aan het toewijzen van zorg- en dienstverlening, het aangaan van zorgleverovereenkomsten, huurcontract en het innen van huur en het kunnen uitvoeren van onderhoud. Maar ook om u te kunnen informeren en met u te communiceren.

De Friese Vlaak neemt uw privacy serieus en hanteert een privacy beleid. Dit beleid is weergegeven in de vorm van dit privacy statement. Hierin leest u welke gegevens wij van u gebruiken en waarom wij dit doen. Zo weet u hoe wij omgaan met uw persoonlijke gegevens.

De privacy missie van De Zorgcirkel
Als startpunt heeft De Zorgcirkel de volgende privacy missie vastgelegd, die ook van toepassing is op De Friese Vlaak:

Iedereen heeft er recht dat er op een zorgvuldige wijze omgegaan wordt met zijn of haar persoonsgegevens. De Zorgcirkel ondersteunt de behoefte aan veiligheid en zekerheid van onze cliënten, medewerkers en relaties. De Zorgcirkel is integer, transparant en zorgvuldig met de in bewaring gegeven persoonsgegevens.

Wet- en regelgeving
Volgens de wet zijn persoonsgegevens alle gegevens die betrekking hebben op een geïdentificeerd of identificeerbaar persoon. Naam, geboortedatum, identiteitsbewijs zijn allemaal  persoonsgegevens. Naast ‘gewone’ persoonsgegevens (zoals naam, adres, telefoonnummer en eventueel mailadres), zijn er ook ‘bijzondere’ persoonsgegevens. Deze zijn ‘extra’ gevoelig en moeten extra beveiligd worden. Het gaat om bijvoorbeeld gezondheidsgegevens, de scan van paspoort of ID of uw BSN nummer.

Onder het verwerken van persoonsgegevens wordt verstaan: het verzamelen, opslaan, inzien, delen met anderen, koppelen, gebruiken, wijzigen, verwijderen etc. van de persoonsgegevens.

Het is toegestaan om persoonsgegevens te verwerken als hiervoor een wettelijke grondslag bestaat:

• de betrokkene heeft voor de gegevensverwerking (ondubbelzinnig) toestemming verleend;
• de gegevensverwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst;
• de gegevensverwerking is noodzakelijk om een wettelijke verplichting na te komen;
• de gegevensverwerking is noodzakelijk voor de behartiging van het gerechtvaardigde belang van De Friese Vlaak, een met haar verbonden instelling/onderneming of een derde aan wie de gegevens worden verstrekt. Dit geldt alleen voor die situaties waarbij het belang van de fundamentele vrijheden van de betrokkene, in het bijzonder het recht op bescherming van de persoonlijke levenssfeer, niet zwaarder weegt;
• de gegevensverwerking is noodzakelijk ter bescherming van de vitale belangen. Denk hierbij aan bijvoorbeeld aan het voorkomen van een calamiteit;
• de gegevensverwerking is noodzakelijk voor een goede vervulling van een publiekrechtelijke taak van het bestuursorgaan waaraan de gegevens worden verstrekt. Denk hierbij aan de Belastingdienst, de politie, ed.

Organisaties mogen alleen die gegevens verwerken die noodzakelijk zijn om hun werkzaamheden te kunnen uitvoeren. Zij moeten dit doen met zo min mogelijk persoonsgegevens (dataminimalisatie).

De Zorgcirkel beschikt voor de Friese Vlaak over een Verwerkingsregister, waarin wij hebben aangegeven welke gegevens wij bewaren en waarom wij dit doen.

Uitgangspunten
Als u een woning van ons huurt en zorg- en dienstverlening van ons ontvangt, dan hebben wij persoonsgegevens van u nodig. Hierbij hanteren wij de volgende uitgangspunten:

1. de Friese Vlaak verzamelt alleen die gegevens die nodig zijn voor het uitoefenen van haar taken;
2. we gebruiken de gegevens niet voor andere doeleinden dan waarvoor ze bedoeld zijn;
3. we doen niet aan profilering;
4. de gegevens zijn met toestemming verkregen;
5. wij gaan zorgvuldig om met uw persoonlijke informatie en nemen alle redelijke voorzorgsmaatregelen om uw persoonsgegevens te beschermen;
6. wij hanteren de regels uit de privacy- en andere wetgevingen (o.a. AVG/GDPR en WGBO)
7. wij verstrekken geen persoonsgegevens aan derden als dit niet noodzakelijk is voor het kunnen uitvoeren van onze werkzaamheden en/of wettelijk verplicht is.
8. Gegevens worden vastgelegd op analoge (op papier) en/of in digitale vorm.

Welke gegevens verzamelen wij en waarvoor gebruiken wij deze gegevens?
De Friese Vlaak heeft uw persoonsgegevens nodig voor het kunnen uitvoeren van haar taken als verhuurder. Wij verzamelen uw gegevens voor:

• het zorgvuldig, conform de regelgeving, aanbieden van woningen;
• het aangaan en uitvoeren van huur- en zorgleverovereenkomsten;
• het opsporen en voorkomen van woonfraude;
• het aanbieden van diensten gerelateerd aan het huren van de woning;
• het doen van betalingen;
• het innen van vorderingen (waaronder ook het in handen stellen aan derden van deze vorderingen);
• een goed buurtbeheer, de zorg een kwalitatief goede woonomgeving en het voorkomen van overlast;
• het uitvoeren van onderhoud en reparaties aan het gehuurde;
• het voeren van correspondentie;
• het laten meten van de kwaliteit van onze dienstverlening;
• het behandelen van geschillen;
• activiteiten van intern beheer;
• accountscontrole;
• voldoen aan wettelijke verplichtingen.

Bent u geïnteresseerd in het huren van een woning en wilt u zich inschrijven, dan kunt u dat doen op de volgende websites:

• Inschrijven bij Wooncompagnie: www.woonmatchwaterland.nl
• Inschrijven bij De Vooruitgang: www.devooruitgang.com

Voor vragen over zorg, indicaties en mogelijkheden
Bemiddelingsbureau De Zorgcirkel: bemiddelingsbureau@zorgcirkel.com / 088 55 99 777. Verhuurconsulenten Mieke Kauwen en Yvonne van de Giezen staan u graag te woord.

Wilt u zich inschrijven of wilt u vragen stellen over zorg, indicaties en mogelijkheden, dan hebben wij mogelijk de volgende persoonsgegevens van u nodig:

• achternaam, voorletters,
• geboortedatum;
• gezinssamenstelling;
• (gezamenlijk) inkomen;
• correspondentie gegevens als e-mail adres, telefoonnummer.

Als u een woning van ons gaat huren, hebben wij mogelijk naast bovenstaande gegevens ook van u nodig:

• kopie identificatie;
• geslacht;
• huidige adres, postcode, woonplaats;
• bankrekeningnummer;
• gegevens voor het berekenen en vastleggen van de inkomsten als loonstroken en inkomensverklaring;
• gegevens van uw medehuurders of medebewoners/familieleden;
• gegevens die belangrijk zijn voor het nakomen van de afspraken tussen u en De Friese Vlaak zoals gegevens over uw betaalgedrag en gedrag als huurder;
• eventueel aanvullende gegevens die nodig zijn voor bijzondere/urgente toewijzingen.

Onze website
De Friese Vlaak verzamelt en gebruikt persoonsgegevens wanneer u onze website (www.friesevlaak.nl ) bezoekt. Dit doen wij in de eerste plaats om onze (web)diensten optimaal aan u te kunnen leveren en om met u te communiceren. Uw gegevens worden daarnaast gebruikt voor onderzoek en het uitvoeren van analyses met als doel onze diensten en onze website te verbeteren.

De Friese Vlaak verzamelt informatie over uw bezoek aan de Friese Vlaak-website, inclusief de pagina’s die u daarop bekijkt, de koppelingen (links) waarop u klikt en de andere acties die u onderneemt. Daarbij verzamelen we bepaalde standaardinformatie zoals uw IP-adres, het type en de taal van de browser, de tijd van uw bezoek en het webadres van waaruit u onze website bereikte. Dit doen wij door gebruik te maken van ‘cookies’. Voor meer informatie over welke cookies wij gebruiken verwijzen wij u naar onze cookieverklaring.

Als bewoner van De Friese Vlaak
Op uw persoonlijke omgeving (Mijn De Friese Vlaak), maken wij een onderscheid tussen privacy gevoelige en niet privacy gevoelige informatie:

• Niet privacy gevoelige gegevens zijn bijvoorbeeld de gegevens over uw woning en het complex waar u woont. Deze informatie is relatief eenvoudig te ontsluiten door het gebruik van een huisnummer/postcode combinatie;
• Bij privacy gevoelige gegevens gaat het onder meer om aan u verstuurde brieven, uw persoonlijke gegevens ed. Om deze gegevens goed te beveiligen gebruiken we hiervoor een extra beveiligingsmethode “iDIN”. Voor meer informatie over iDIN, verwijzen wij u graag naar de officiële website van iDIN, https://www.idin.nl/over-idin/veelgestelde-vragen/

Camera toezicht
In enkele gevallen gebruikt De Friese Vlaak camera’s of elektronische toegangsregistratie. Wij doen dit in verband met de beveiliging van haar bewoners, het tegengaan van overlast, misdrijven, vandalisme en het beschermen van personen en /of hun eigendommen.

Op de plaatsen waar wij camera’s of elektronische registratiesystemen gebruiken, melden we dit door middel van borden. Ook informeren we de direct betrokkenen over de reden(en) van deze keuze. De camera’s zijn zo geplaatst dat zij zo min mogelijk openbare ruimte of eigendommen van anderen in beeld brengen. De beelden worden alleen gebruikt om incidenten vast te stellen en om verdachten te kunnen identificeren. We bewaren de beelden maximaal 4 weken, bij voorkeur korter, of tot na de afhandeling van een vastgelegd incident.

Verstrekking gegevens aan derden

1. De Friese Vlaak verstrekt persoonsgegevens aan derde partijen die door ons zijn ingeschakeld om werkzaamheden voor ons uit te voeren of aan derden die hierbij noodzakelijk betrokken zijn.

Zo verstrekken wij bijvoorbeeld uw contactgegevens (naam, adres, e-mail en/of telefoonnummer) aan een aannemer of schilder als er onderhoud- en/of schilderwerkzaamheden aan uw woning moeten worden uitgevoerd. Zij kunnen dan een afspraak met u maken.

Andere voorbeelden van derden waaraan De Friese Vlaak gegevens verstrekt zijn:

• het KWH ten behoeven van het onderzoek naar klanttevredenheid en het verbeteren van onze dienstverlening;
• onze accountant voor het kunnen controleren of we juist handelen;

Soms is het nodig om persoonsgegevens te delen met andere instanties om tot een oplossing te komen van problemen. Bijvoorbeeld als er sprake is van ernstige overlast of bij schulden.

In deze gevallen worden afspraken gemaakt met andere instanties over waarom de gegevens gedeeld worden; het doel, welke persoonsgegevens gedeeld worden en hoe er met deze gegevens wordt omgegaan.

2. De Friese Vlaak verstrekt persoonsgegevens aan derde partijen indien dit wettelijk is vereist.

De Friese Vlaak is op grond van de wet verplicht om in sommige gevallen persoonsgegevens aan derden te verstrekken. U kunt daarbij bijvoorbeeld denken aan de verstrekking van gegevens aan bevoegde autoriteiten, als politie, in het kader van een strafrechtelijk onderzoek.

Wij gaan uiterst zorgvuldig om met deze verzoeken.

De Friese Vlaak heeft de vereiste contractuele (bv. verwerkersovereenkomsten) en organisatorische maatregelen getroffen om te verzekeren dat uw gegevens uitsluitend voor bedoelde doeleinden door de derde partij(en) worden gebruikt.

3. De Friese Vlaak verstrekt persoonsgegevens op dringend verzoek van een woningzoekende of huurder.

Het kan zijn dat u als huurder of woningzoekende een dringende reden heeft waarom De Friese Vlaak uw gegevens aan een derde partij moet verstrekken. Indien het hier niet gaat om gegevens waarvan wij mogen verwachten dat u hierover zelf beschikt, dan zal De Friese Vlaak uw verzoek in behandeling nemen en hieraan binnen 4 weken voldoen indien dit wettelijk is toegestaan en belangen van anderen niet worden geschaad.

Gegevensbeveiliging
De veiligheid van uw persoonlijke gegevens heeft bij ons hoge prioriteit. Uw gegevens die bij ons zijn opgeslagen, worden daarom door ons met technische en organisatorische maatregelen beschermd.

Zo hebben alleen medewerkers die bevoegd zijn, toegang tot uw persoonsgegevens. Daarnaast houden we regelmatig ‘bewustzijn trainingen’ zodat onze medewerkers op de hoogte zijn en blijven van de veranderingen in de wet- en regelgeving en de maatregelen die ze kunnen treffen om veilig om te gaan met uw persoonsgegevens. Technische veiligheidsmaatregelen ter bescherming van uw gegevens worden regelmatig gecontroleerd en indien nodig aangepast aan de nieuwste stand der techniek.

Deze principes gelden ook voor de bedrijven die in onze opdracht en volgens onze aanwijzingen gegevens verwerken en gebruiken. Gaat er ondanks onze beveiliging iets mis en kan dit nadelige gevolgen voor u hebben, dan informeren wij u zo snel mogelijk.

De Friese Vlaak verkoopt of verhandelt GEEN persoonsgegevens.

Bewaartermijn
De Friese Vlaak bewaart uw gegevens niet langer dan noodzakelijk. Hierbij volgen wij de wettelijke- en/of gangbare bewaartermijnen. Hoe lang bepaalde gegevens worden bewaard, is afhankelijk van de aard van de gegevens en de doeleinden waarvoor zij worden verwerkt. De bewaartermijn kan dus per doel verschillen. Wanneer de termijnen verstreken zijn, worden de gegevens zorgvuldig verwijderd/vernietigd.

Uw rechten (art. 13 t/m 22 AVG)
Onder de gegevensbeschermingswetgeving heeft u de volgende rechten.

Recht op informatie
U heeft recht op informatie over wat De Friese Vlaak met uw persoonsgegevens doet, waarom wij deze gegevens nodig hebben, met wie ze delen en hoe lang we ze bewaren. Wij hebben hiervoor deze privacyverklaring opgesteld.

Recht van inzage
Wilt u weten welke gegevens wij van u verwerken, dan kunt u dit schriftelijk of via de mail aan ons kenbaar maken. Aan dit verzoek zijn geen kosten verbonden. Doet u dit verzoek, dan moeten we zeker zijn dat u het bent die uw gegevens opvraagt. Wij zullen dan ook om uw identiteitsgegevens vragen.

Wij behandelen uw aanvraag zo snel mogelijk, maar reageren uiterlijk binnen 4 weken op uw verzoek.

Recht op rectificatie of gegevenswissing (‘vergetelheid’)
Indien u van mening bent dat onze gegevens over u niet juist, onvolledig, onrechtmatig verwerkt of niet ter zake doende zijn, dan kunt u ons schriftelijk verzoeken de gegevens bij te werken, aan te vullen, af te schermen of te verwijderen Wij reageren zo snel mogelijk, maar uiterlijk binnen 4 weken op uw verzoek.

Recht op overdraagbaarheid van gegevens (‘dataportabiliteit’)
Onder bepaalde omstandigheden kunt u ons vragen om de persoonsgegevens die u aan ons heeft verstrekt over te dragen aan een andere partij.

Recht van bezwaar
U heeft het recht om, vanwege bijzondere persoonlijke omstandigheden, bezwaar te maken tegen het gebruik van uw gegevens. We zullen deze persoonsgegevens dan niet langer verwerken tenzij we dwingende gerechtvaardigde gronden hebben voor de verwerking die zwaarder wegen dan uw belangen, rechten en vrijheden. Hierbij kunt u denken aan wettelijke verplichtingen en/of het niet meer kunnen nakomen van verplichtingen door u of ons.

Recht om toestemming in te trekken
In een aantal specifieke situaties, heeft u het recht om de door u verleende toestemming tot het verdere gebruik van uw persoonsgegevens in te trekken. Denk u hierbij aan bijvoorbeeld het niet meer willen ontvangen van onze nieuwsbrief. Wij zullen dan op dit gebied geen dienstverlening meer aan u leveren.

Recht met betrekking tot geautomatiseerde besluitvorming
De Friese Vlaak gebruikt u gegevens niet voor geautomatiseerde besluitvorming of voor profilering.

Autoriteit Persoonsgegevens
Natuurlijk helpen wij u graag verder als u klachten heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens. Hierover kunt u contact opnemen met de Functionaris Gegevensbescherming, zie de contactgegevens aan het einde van dit document.

Mocht u er desondanks toch niet samen met ons uitkomen, dan heeft u op grond van de privacywetgeving ook het recht om een klacht in te dienen bij de privacytoezichthouder: de Autoriteit Persoonsgegevens. Een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens kan alleen als u er met ons niet bent uitgekomen.

Autoriteit Persoonsgegevens
Postbus 93374
2509 AJ Den Haag
Telefoon: 0900 – 2001201
Website: www.autoriteitpersoonsgegevens.nl 

Wijzigingen van het privacy statement
De Friese Vlaak kan wijzigingen aanbrengen in dit privacy statement. Om goed op de hoogte te blijven van de manier waarop wij met uw gegevens om gaan, raden we u aan om zo nu en dan dit statement door te nemen.

Toepasselijkheid van dit privacy statement
Dit privacy statement geldt voor alle personen die een woning huren, willen huren of op een andere manier klant zijn van De Friese Vlaak en verbonden derde partijen.

De website van De Friese Vlaak verwijst met een ‘link’ naar andere organisaties. Deze organisaties vallen niet onder dit privacy statement. Zij regelen zelf hoe zij met persoonsgegevens omgaan.

Contactgegevens
Heeft u nog vragen of opmerkingen over deze website, neemt u dan contact op met de afdeling Klantcontact op 0900 20 22 373 of via onze website www.friesevlaak.nl 

Voor vragen over de website van De Zorgcirkel kunt u contact opnemen met de afdeling Communicatie en Marketing van De Zorgcirkel via telefoonnummer 088 55 99 500. Voor vragen over de zorg- en dienstverlening van De Zorgcirkel of de organisatie kunt u bellen naar 088 55 99 600.

Voor vragen of klachten over dit privacy statement, over het privacybeleid of over de verwerking van uw persoonsgegevens kunt u contact opnemen met de Functionaris Gegevensbescherming:

Dhr. Rogier Snelder

Tel: 088 559 9500 l 088 559 9403 l 06 8254 9692
r.snelder@zorgcirkel.com l www.zorgcirkel.nl 
|Bezoekadres: Locatie Molentocht, Persijnlaan 99, 1447 EG PURMEREND